2022-07-13．經濟日報．經營管理．朱永光
遠距工作盛行後，如何讓員工在疫情緩和後更有意願回辦公室上班，成了企業主的新煩惱。過去，進辦公室理所當然。現在，愈來愈多人在家裡電腦一開就上班。當線上會議、協作軟體愈來愈普及，員工進辦公室的動力也愈來愈低。
這種拉扯已在國外發酵。Apple要求員工5月起一周至少要進公司三天，引起3,000多名員工連署公開信抗議。Elon Musk甚至要求Tesla員工一周至少要有40小時待在辦公室，不然就視同自請離職。
人們自工業革命開始，才開始到統一地點工作。那時代的紡紗機、印刷機，龐大又笨重，只能到工廠才能操作。但今天知識經濟時代，許多工作只要一台電腦就可完成，不需綁定地點。
企業主付了高額租金，把辦公室當成一個「集體勞動」的場所太可惜。可以思考的是：辦公室如何提供員工在家工作所沒有的價值？例如，激發創意、深度學習、放鬆身心、創造歸屬感。
最簡單的做法，就是重新設計、命名工作空間，營造員工對於辦公室的新想像。
如把公司的會議室叫做「創新空間」、「冥想角落」。Google在加州山景城的總部都以「Campus」（「校園」）命名，代表了這個辦公空間的願景，在於讓工程師們能像學生時代一樣盡情實驗、探索創新。
更進一步，則是讓員工參與辦公室的規劃與設計，把員工提升為辦公空間的「合夥人」，而不是「客人」。
南韓第三大商業銀行——韓亞銀行（Hana Bank）的總部重新設計時，依據員工的意見，因應不同工作型態來規劃辦公空間，有適合一個人專注埋首工作的、不受外界打擾的單獨工作區；有專供團隊互動討論的共事型工作區；也有讓員工可以交際的休息區。當然一般公司無法動輒重新設計辦公室，可從翻修單一層樓、單一會議室開始。
就連戶外空間也可充分利用。室內、室外若有長型的走廊，何不打造成提供「一對一的行走會議」？推動「走五圈開完一個會」的機制。改變開會氣氛，也增加會議效率，同時還能增加員工運動的機會。這在家中和線上，都很難做到。
除了空間與硬體之外，讓員工在辦公室感受到「認同感」 與「歸屬感」更是關鍵。
主管可以提供預算，讓員工佈置自己的辦公桌或辦公室。並舉辦競賽，讓員工發揮創意，為自己的空間增加樂趣和情感。這麼一來，辦公室變成他們家以外的「家」——但多了免費舒服的冷氣和專業設備，工作起來會更賣力。
更高段的是導入外部資源，把辦公空間賦予更多意義。
如在辦公空間安排寫程式的課程、做甜點的活動，或有助放鬆的瑜伽與冥想。甚至發起社區的慈善活動，如安排社區藝術家或學生藝術家在辦公室舉辦小型輪流個展，或號招員工捐贈可儲藏的食物箱，資助弱勢族群。
美國公益組織「Clean the World」在疫情中推出「肥皂救命箱」，箱內有材料可DIY做成抗疫清潔包。很多公司把DIY做清潔包這件事，變成周五下午的員工活動，做完後捐給當地公益組織。這一方面培養了員工之間的情感，同時盡到企業社會責任。
伊索寓言中，北風與太陽比賽誰的能力強，能讓路人脫下大衣。北風用力吹，路人包得更緊。太陽和煦照，路人熱了自然就脫下，讓員工願意回辦公室，不是強制規定，而是塑造一個比家裡更「和煦」的環境。這樣大家才會自動自發、帶這愉悅的心情，踏進辦公室，開啟有效率的一天。
（作者是美商中經合集團資深合夥人，本專欄隔周三刊登）
